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成功案例  
 

用友U8成就松茂餐饮企业信息化

国际上餐饮连锁企业很多,管理上面具有一些共同的特征。

1、 业务特征

 1)有规范的岗位职责和操作规程:
   2)每种产品(食品种类)有规定的原料配比用量。
   3)有专门的物资采购和配送中心。

2、 管理特征

 1) 物资品种繁杂、管理困难。
   2) 非常关注销售、营运分析。对地区开店或者投资加盟考察细致严格。
   3) 销售、财务信息较难汇总分析。
      4) 关注供应商的信用额度。
   5) 关注食品质量、保质期。
   6) 关注业绩的季节变化、地区差异。
   7) 比较重视管理成本和营运效率。

一、企业概况

1.公司简介

陕西松茂餐饮有限公司(以下简称松茂餐饮)是一家中外合资的餐饮企业,是世界快餐业巨头肯德基在陕西的连锁公司。
松茂餐饮的信息化建设工作已进行了多年:各餐厅使用POS系统,实现不同时段销售的简单统计;营运部和各餐厅使用西安肯德基自行开发的系统完成营运数据统计和分析,使用国际公司提供的软件实现数据的统计分析和汇总;配销中心使用高阁软件,完成对库存管理各项业务的处理;财务部于2001年使用北京用友软件股份有限公司的V8.13财务部分,实现了会计电算化。公司设有信息管理部门,目前局域网建设基本完善,和各地餐厅、配销中心间已经通过宽带(ADSL)连通。
随着松茂餐饮业务的迅速发展,部门级的信息化已不能满足管理的需要,尤其是财务与业务部门数据不能及时共享,有大量业务数据需要手工处理或多次录入不同系统,工作重复且易出错。各部门把相当大的精力放在做计划、做报表、对数据上,信息反馈不够及时。在信息化日益普及的今天,企业仅实现部门的信息化进行部门工作优化的管理模式已不能适应企业进一步发展的要求,因此,建立完善的企业内部信息化管理体系,实现企业内部信息集成已是松茂餐饮管理的当务之急。

2003年4月,松茂餐饮和用友陕西分公司再度合作,全面使用“用友ERP-U8”,实现松茂餐饮利用信息技术提升内部管理、增强竞争力的目标。

2.组织架构图

3.信息化历程

系统经过两期建设

一期 用友财务系统建设

财务部于2001年使用用友软件ERP-U8 V8.13财务部分,实现了会计电算化。
  公司设有信息管理部门,目前局域网建设基本完善,和各地餐厅、配销中心间已经通过宽带(ADSL)连通。

二期 物流系统应用于财务系统整合

2003年4月,松茂餐饮和用友陕西分公司再度合作,全面使用“用友ERP-U8”,实现松茂餐饮利用信息技术提升内部管理、增强竞争力的目标。

4.业务流程图

4.1系统框架图

4.2解决方案流程图

下面是结合松茂餐饮的管理现状,使用用友ERP-U8软件的总体业务流程图,将作为公司整体运作的系统业务流程指导。

4.3开发功能(即《松茂专用模块》)

1.千元用量表

千元用量表是反映餐厅每千元营业额消耗每种材料的数量(软件中的件数),是计算调货申请数量的依据之一。可计算,可录入,可修改。

2.调拨申请单

用于各个餐厅向配销总库提出调货申请,解决U850不能满足的以下需求:

1)调拨申请在原系统中称为餐厅订单,分为普通订单、紧急订单和调整订单。经过研究,在应用了U850后不需要调整订单。普通订单是按周期进行的,大多数餐厅每周两次,请求调拨的存货基本相同,且记录很多,时间要求紧迫,按照U8业务WEB的参照方式过慢,因此设计了选择存货大类,回车后在表体中自动带出该类的所有存货,只需录入请调数量即可保存,保存时只保存请调数大于等于零的存货记录。
  2)由于各餐厅和总部之间通过ADSL和操作系统提供的VPN连接,连接不很稳定,存在录入完数据保存不上的现象,增加了导入excel表的功能,来提高输入速度,保护数据。
  3)录入预计营业额,会结合本餐厅的千元用量计算向配销中心的调拨申请数。同时,软件中对计算后数据可以修改,在配销拣货前都可以进行修正。

与调拨申请单相关的表有:

1)调拨单列表:解决餐厅无配销总库的权限,有需要查询本餐厅的调拨申请情况。
  2)调拨汇总表:查询任意期间餐厅每种存货的调货汇总数。

3.拣货单

配销中心在餐厅的发货日,查询餐厅请求调拨的存货及存货数量,打印给搬运人员,搬运人员进入库房进行拣货。在拣货单上记录不足的存货和没有的存货情况,客服人员根据搬运人员返回的拣货单对调拨单进行修改、审核、打印。拣货单被打印后,相关的调拨申请单不允许修改和删除。

4.销售日报

 用于各个餐厅录入每日的销售数据,解决U850不能满足的以下需求:

1)每日销货存货记录基本相同且记录数很多,只是销售数量不同,u8业务web无法满足复制表体记录的需求。开发功能可以输入存货大类后回车,表体自动出现所有目前销售的存货记录,直接录入销售数量,系统计算出金额,保存时销售数量为零得记录不予保存,杜绝数据错误;并且免除了表体每行数据都需要输入出库仓库编码的麻烦。

2)提供了销售日报的导入excel表的功能。
  相关的列表有:销售日报列表,销售汇总表。

5.销售情况登记单和销售预计

  餐厅销售每日除销售流水带中的数据外,还有许多信息需要录入和保存,在系统中新建两张数据表录入所要求录入的各种信息。

6.ERP部署

二、关键应用价值

1、 通过餐厅和配送中心的系统实施,借助这种先进的手段提高了部门之间信息传递的效率,直接提高了管理效率。

2、原料品种众多,销售成本核算很难精细核算。解决方案:启用库存、采购、销售、存货核算模块,通过用友管理软件定制统一的物资编码体系,通过用友U8存货核算系统完成存货成本的精细核算。

3、原先各餐厅需要保留自己的营运数据进行独立的分析和查询。但应用软件的数据是集中存放在总部服务器,数据的处理也是由服务器进行的。通过互联网技术结合U8系统WEB系统以及二次开发的系统实现数据的集中存放、分布应用。餐厅营运数据比较复杂,包括很多信息:如工时、试吃数量、礼券贩卖量、赠券贩卖量、剩余片数、过时片数、操作损耗等。通过二次开发系统增加辅助信息表,在报表开发中结合销售数据体现出来,增强了系统的适用度。对出库单查询要查询到每种存货按照要求数量计算出占用体积,重量,对于配销中心在进行发货时进行装车的发运管理非常重要,每辆车有固定容积和载重,在收工的模式下非常困难。解决方案:通过系统中灵活的存货档案设置,增加存货自定义项 “体积”和 “重量”,在捡货时进行重量、体积的汇总,就很顺利地解决了问题。
4、手工模式下,配销中心没有统一的餐厅需求汇总系统,难于汇总统计每天各个餐厅要货申请,对于半成品的腌制等工序管理没有很好的解决办法。实施系统后,餐厅通过U8系统录入调拨单,传递到配销中心,配销中心进行汇总,得到各个餐厅的要货申请,安排合理的采购,进行发货处理,发货时对调拨单进行审核,半成品通过U8系统的组装单完成,既能完成管理工作,又能提高效率。

三、应用效果

1、通过一体化系统的建立简化了各个业务部门之间沟通的方式。加快了信息的传递速度和提高了信息传递的准确度。有效地解决了公司信息化的信息孤岛问题。
  2、对于连锁餐饮企业能够很好的满足企业对于营运数据掌控的需求,能过及时准确地分析业务过程中存在的问题以及地区市场之间的差异。
  3、由于肯德基的员工操作该系统时人员水平参差不齐,对于餐厅的操作员,我们通过开发模块简化了餐厅数据录入的过程,提高了效率,提高了数据录入的准确性。
  4、通过开发的报表系统解决了营销部门对于销售业务、营运数据的了解和分析、满足了配销部门进行采购和调拨发货的数据汇总统计和分析的要求、满足了餐厅对于本餐厅营运数据的分析要求。
  5、系统分权控制,将各级部门领导、操作员的权限清晰划分,达到企业数据管理的权限要求。6、加快了物资供应的相应速度和餐厅订货准确率,降低了库存积压和食品过期以及损耗的损失。7、网络应用中网络问题凸现出瓶颈。

四、客户感言

部门壁垒,管理效率低下一直是困扰众多企业管理者的尖锐问题,实践证明信息化是解决这些问题的最好的手段,以前餐厅要货都要通过记录,然后传真到配送中心,配送中心在输入到单独的系统中进行汇总和配送,现在餐厅录入之后直接通过网络传递过去,省去了很多重复环节,同时减少了人为的失误。同样其他部门也一样,采购信息及时传递到财务,餐厅销售直接传递到运销,数据能够时时挖掘和汇总,各个部门只要点击鼠标就能得到数据。直接提高了我们公司的管理效率,降低了管理成本。
                                                                                                                                               

五、专家视角

通过U8项目的成功实施,松茂餐饮实现了总部财务、运营,配送中心及各门店的前后台一体化集成的运营平台,打通了各业务“信息孤岛”,减少了重复劳动和数据错误,提高了运营效率,实现了信息的可视化、流程的透明化、动作的标准化,提升了管理水平,降低了管理成本。


名称:用友U8成就松茂餐饮企业信息化时间:2012-4-18 10:32:59
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